BrasCoBand

PRIVACYVERKLARING van BrasCoBand vzw

BrasCoBand VZW hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens zodat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. BrasCoBand VZW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, zoals beschreven in deze privacyverklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en uw rechten ten allen tijde respecteren.

BrasCoBand VZW is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

BrasCoBand VZW
Ploegsebaan 144
2930 Brasschaat
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen voor onze activiteiten, en dergelijke.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door BrasCoBand VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het voeren van een correcte ledenadministratie en het verzorgen van dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst);
  • Het organiseren van activiteiten van BrasCoBand VZW (uitvoering overeenkomst);
  • Het informeren over onze activiteiten, o.a. door het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang);
  • Occasionele e-mails met een aanbod voor voorstellingen (die direct aansluiten bij een recent bezoek);
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

Aangezien de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, geboortedatum, nationaliteit
  • Privé contactgegevens: telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres
  • Instrument
  • Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)
  • Aanwezigheid op repetities en concerten
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mailcontact, …) en beeldmateriaal vanop activiteiten georganiseerd door BrasCoBand VZW. Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de Gemeentelijke Academie voor Muziek en Woord Brasschaat.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Beeldmateriaal vanop activiteiten georganiseerd door BrasCoBand VZW kan op de website https://www.brascoband.be geplaatst worden.

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf
De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Met uitzondering van:

  • Beeldmateriaal (voor public relations)
  • Contactgegevens (voor direct marketing)
  • …

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto’s van u, en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider);
  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);
  • Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);
  • Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van onze federatie/koepel (de federatie/koepel zelf (met name Vlamo), de andere verenigingen die behoren tot dezelfde federatie/koepel, …);
  • Partners waarmee we ad hoc in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt (o.a. co-productie), en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld);
  • Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …).

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voor-beeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciele doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Bewaartermijn

BrasCoBand VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

BrasCoBand VZW verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan:
maximaal 5 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking)

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking (inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking).
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Slechts een beperkt aantal medewerkers heeft namens BrasCoBand VZW inzage in uw gegevens, zij zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt slechts toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

BrasCoBand VZW kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 24 mei 2018.